Elektronische Rechnungen mit FactWork effizient verarbeiten

Der Versand von Rechnungen in elektronischer Form (eRechnung) ist aktuell noch nicht für alle Unternehmen verpflichtend. Seit 01. Januar 2025 müssen jedoch alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Der Versand einer Rechnung auf Papier oder in einem anderen digitalen Format als ZUGFerD und XRechnung – z. B. als PDF – ist also 2025 und 2026 weiterhin möglich. 2027 gilt diese Ausnahmeregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000,00 Euro und ab 2028 ist der Versand der Rechnungen in elektronischer Form für alle Unternehmen verpflichtend. Ausgenommen sind nur Rechnungen unter 250,00 Euro.

Mit der neuen Version 12.2 von FactWork ist die automatische Übernahme und Verarbeitung von eRechnungen möglich. Dadurch beschleunigen Sie die Rechnungseingangsprüfung erheblich – ein entscheidender Vorteil, denn bis Ende 2026 werden die meisten Lieferanten auf ZUGFeRD und XRechnung umstellen.

Eingangsrechnungen können Sie in zwei unterschiedlichen Formaten erhalten:

• ZUGFeRD:
  Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format, da es aus einem PDF-Teil – also einer Dokumentdatei – und eingebetteten elektronischen Daten (XML-Format) besteht. Der PDF-Teil ist direkt lesbar – es gilt allerdings seit 01. Januar 2025, dass bei Abweichungen zwischen dem Inhalt der Dokumentdatei und dem Inhalt der XML-Daten, der Inhalt der XML-Daten ausschlaggebend ist. Für eine manuelle Verarbeitung kann der PDF-Teil ganz normal verwendet werden, es bleibt aber die Unsicherheit einer Abweichung zu den XML-Daten.
   
• XRechnung:
  Die XRechnung ist ein standardisiertes eRechnungs-Format, bei dem die Rechnung als XML‑Dokument vorliegt und daher nicht direkt lesbar ist. Die XML-Daten müssen von einem Programm ausgelesen und verarbeitet werden, um sie sichtbar und nutzbar zu machen.

F.EE bietet zwei Lösungen zur automatischen Verarbeitung einer eRechnung an:

• Kostenfreier Viewer:
  Die eRechnung kann manuell als Anlage am Rechnungsvorgang in FactWork abgelegt werden, das Anzeigen des Inhaltes der XML-Daten ist im Viewer möglich. Die Übernahme und Verarbeitung der Daten erfolgt manuell.
   
• Automatisierte Verarbeitung:
  Für die automatisierte Verarbeitung einer eRechnung wurde das EDIFACT-Modul von FactWork erweitert. Für die Nutzung dieser komfortableren Lösung ist die Lizenzierung weiterer Module notwendig.